PROMEDICA Centrum Medyczne
Rzeszów, data 25-09-2024
Celem wprowadzenia Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa pracodawcy oraz zapewnienie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania.
Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, zwany dalej Regulaminem określa zasady zgłaszania naruszeń prawa oraz dalszego postępowania z nimi. (Opcjonalnie: Dopuszcza się zgłaszanie innych naruszeń niż naruszenia prawa, jak dotyczących obowiązujących u Pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.)
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych w PROMEDICA Centrum Medyczne Sp. z o.o. powstał po konsultacjach z przedstawicielami pracowników.
Definicje
§ 2
Ilekroć w Regulaminie zgłoszeń wewnętrznych użyto określenia:
Działanie następcze — rozumie się przez to działania podjęte przez firmę PROMEDICA Centrum Medyczne Sp. z o.o. w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;
Działanie odwetowe — należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, w kontekście związanym z pracą które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciw sygnaliście;
Informacja o naruszeniu prawa — należy rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w firmie PROMEDICA Centrum Medyczne Sp. z o.o. w której Sygnalista pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
Informacja zwrotna — rozumie się przez to przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa;
Kontekst związany z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
Osoba, której dotyczy zgłoszenie — rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia — oznacza osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
Osoba powiązana ze zgłaszającym — rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17);
Pracodawca — rozumie się przez to firmę PROMEDICA Centrum Medyczne Sp. z o.o. w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023r. poz. 1465 );
Pracownik – należy przez to rozumieć pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1110);
Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
Zgłoszenie – należy przez to rozumieć zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne;
Zgłoszenie wewnętrzne - przekazanie informacji o naruszeniu prawa Pracodawcy;
Zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
Naruszenie prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z wyżej wymienionymi dziedzinami;
Sygnalista — oznacza osobę fizyczną, która pracuje lub pracowała, bądź utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście związanym z pracą.
Wprowadzenie przepisów
§ 3
Każdy Pracownik oraz osoba wykonująca pracę na podstawie innej niż stosunek pracy przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zobowiązani są do zapoznania się z treścią Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych i potwierdzenia własnoręcznym podpisem pod oświadczeniem stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych;
Pracodawca oraz osoby, które zostały upoważnione do przeprowadzenia procesu rekrutacji, są zobowiązane do zapoznania z niniejszym regulaminem osoby, które uczestniczą w procesie rekrutacji;
Zobowiązanie, o którym mowa w ust. 2 może być wykonane poprzez odesłanie do strony internetowej na której zostanie zamieszczony niniejszy regulamin, lub wskazaniu innego miejsca, w którym można zapoznać się z jego treścią.
Zgłaszanie naruszeń prawa
§ 4
Osobą uprawnioną do zgłaszania naruszeń jest Sygnalista;
Pracodawca zapewnia poufne kanały komunikacji do zgłaszania naruszeń:
a) Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie na numer tel. 512 087 235 oraz na wniosek Sygnalisty za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia;
b) Zgłoszenie w formie pisemnej może być przesłane na adres do korespondencji: PROMEDICA Centrum Medyczne Sp. z o.o. , ul. Zenitowa 5, 35-301 Rzeszów - z dopiskiem: „naruszenia”.
Zgłoszenia dokonuje się na podstawie Załącznika nr 2 do Regulaminu – Formularz zgłoszenia naruszenia;
c) Zgłoszenie w postaci elektronicznej może być dokonane na adres poczty elektronicznej [email protected]
Przyjmowanie zgłoszeń
§ 5
Działania następcze
§ 6
Pracodawca wyznacza podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze Sygnalistą w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej. Rolę tę może pełnić podmiot, o którym mowa w § 5 ust.1. Do weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej ze Sygnalistą i osoby, której dotyczy zgłoszenie, mogą być dopuszczone wyłącznie podmioty posiadające pisemne upoważnienie Pracodawcy. Podmioty upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę;
Pracodawca upoważnia Pełnomocnika ds. naruszeń do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:
1) numer sprawy,
2) przedmiot naruszenia,
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
4) adres do kontaktu sygnalisty,
5) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
6) informację o podjętych działaniach następczych,
7) datę zakończenia sprawy;
Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego;
Dla każdego zgłoszenia inicjowane jest działanie następcze w celu przeciwdziałania naruszeniu w tym naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;
W celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych zbiera i przetwarza dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (obowiązek ujawnienia źródła pochodzenia zgłoszenia) nie stosuje się;
Podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych zobowiązany jest do zachowania należytej staranności;
Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osobom powiązanym ze zgłaszającym oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób;
Przyjęte przez Pracodawcę środki komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
oraz podejmowania działań następczych zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione;
Pracodawca stosuje rozwiązania techniczne i organizacyjne zapewniające przechowywanie danych osobowych zgłaszającego oddzielnie od dokumentu lub innego nośnika informacji obejmujących zgłoszenie, włączając w to, w odpowiednim przypadku, usunięcie z treści dokumentu lub innego nośnika informacji niezwłocznie po ich otrzymaniu.
Zgłoszenie zewnętrzne
§ 7
Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w Regulaminie zgłoszeń wewnętrznych jest możliwe w szczególności w przypadku, gdy:
1) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej,
2) Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
3) Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi Sygnalistę na działania odwetowe,
4) W przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa;
Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Zgłaszającego ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa;
Informacje o trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zostaną udostępnione na stronach internetowych organu centralnego oraz organu publicznego.
Prawa i ochrona Zgłaszającego oraz osób zaangażowanych
§ 8
Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego;
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
Zapisy pkt, 1-2 stosuje się również do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia powiązanej ze Zgłaszającym i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
§ 9
Pracodawca ustanawia zakaz podejmowania działań odwetowych oraz niekorzystnego traktowania Sygnalisty z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego;
Za niekorzystne traktowanie. o którym mowa w ust. 1, uważa się w szczególności:
1) odmowę nawiązania stosunku pracy,
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony w sytuacji, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie że zostanie z nim zawarta taka umowa,
4) obniżenie wynagrodzenia za pracę,
5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
6) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
7) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
10) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
11) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
13) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
14) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
15) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
Zapisy ust. 1-2 stosuje się do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, będącej pracownikiem, współpracownikiem oraz osobą ubiegającą się o zatrudnienie u pracodawcy;
Pracodawca zastrzega sobie prawo do podejmowania odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, których działania będą miały na celu stosowanie gróźb lub działań odwetowych na osobie zgłaszającej bądź osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Postanowienia końcowe
§ 10
Prezes firmy PROMEDICA Centrum Medyczne Sp. z o.o. sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością przyjmowania zgłoszeń oraz działań następczych;
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Niniejsza procedura zostaje udostępniona do wiadomości wszystkich Pracowników poprzez umieszczenie jej na stronie internetowej pod adresem: www.promedica.net, przesłanie wiadomością e-mail oraz zostanie udostępniona w formie filmu szkoleniowego. Potwierdzenie zapoznania się z jej treścią nastąpi w formie pisemnej podpisem przez każdego Pracownika.
Rejestracja online